شهریور ۱۳۹۱-

جلسه ای که قرار بود با حضور بیست و یک نفر برگزار شود، بر پا بود. یک جلسه ای که با صحبت نوبتی همراه است؛ یعنی یک نفر با دیگر افراد گروه صحبت می کند. این جلسه از اصول ارتباط انسانی «صحبت در گروه های کوچک» باید پیروی کند تا بتواند با نتایج مثبت همراه باشد.

اگر در این جلسه بیست و یک نفره با دقت از «زمان سنج» استفاده نمائید مشخص می شود که نزدیک به نیمی از وقت جلسه به صحبتهای سه یا چهار نفر می گذرد یعنی اگر زمان جلسه دو ساعت باشد چهار نفر به مدت یک ساعت صحبت می کنند و هفده نفر دیگر هم یک ساعت. دو یا سه نفر هستند که علاوه بر واژه ها و ژستها، از صدای بلند هم برای تاثیر گذاری استفاده می کنند. مدت زیادی از بحث به مباحثات دو نفره مبدل می شود؛ و حضور نوزده نفر دیگر نادیده گرفته می شود. در بسیاری از موارد، صحبتهای خارج از موضوع، مسیر نتیجه گیری را به بیراهه می کشد و نشست را کسالت بار می سازد. هرازچندگاه صدای زنگ موبایل یا صحبت برخی افراد در حالی که دست خود را جلوی دهان و گوشی گرفته اند باعث اخلال می شود. در زمان صحبت یک فرد، دو نفر دیگر با نجواهای خود احترام خود را زیر سوال می برند و …

اصول برقراری ارتباط درست در یک گروه کوچک

۱-     لازم است برای به نتیجه رسیدن زمینه اولیه برای برقراری ارتباط درست فراهم باشد. به عبارت دیگر، حاضرین از لحاظ فیزیکی (راحتی اتاق، دما و سایر مسایل) با مشکلی رو به رو نباشند و به قواعد عمومی احترام بگذارند.

۲-     صورت مساله مورد بحث باید روشن روشن باشد. به عبارت دیگر، وقتی سخنگوی یک کمیسیون صحبت می کند در ابتدا فقط باید پرسشهایی از سوی شنوندگان مطرح شود که صورت قضیه شفاف تر شود و از هر گونه انتقاد غیرسازنده باید جلوگیری کرد. انتقاد و منفی بافی در ابتدای طرح یک قضیه اجازه تفکر را از همه حاضرین می گیرد و بقیه را به این فکر می اندازد که «اگر من هم صحبت کنم همین جور مرا به باد انتقاد و منفی بافی خود می گیرند.» همین روند باعث می شود هفده نفر از بیست و یک نفر یا حرف نزنند یا کمتر حرف بزنند. شاید کسانی که بیشتر حرف می زندد، منفی باف باشند.

۳-     وظیفه رئیس یا دبیر گروه است که در ابتدای هر بحث جدید، اصول صحبت در گروه کوچک را یادآور شود. به این منظور می توان برای جلوگیری از صحبتهای بی ربط، ده دقیقه نخست جلسه را به صحبتهای بی ربط اختصاص داد و گفت هر کس صحبتی دارد که ربطی به موضوعات دستور جلسه ندارد ولی می خواهد آنها را بگوید، صحبت کند. بعد جلسه اصلی آغاز شود.

۴-     شکی نیست که اکثر مباحث در یک فضای مثبت ارتباط گروهی به نتایج بهتری نسبت به تفکر فردی می رسد ولی در برخی موارد هم گروه از انجام بهتر یک بحث یا کار عاجز است. کارهایی که گروه بهتر می تواند انجام دهد عبارتند از:

الف- کارهایی که بیشتر اجرایی هستند تا فکری

ب- کارهایی که به خلاقیت و نوآوری نیاز دارند و راه های مرسوم ناکام مانده اند.

پ- کارهایی که حافظه و استفاده از همه اطلاعات قدیمی و سوابق در آن اهمیت زیادی دارد.

ت- کاری که از راه تقسیم کار فقط قابل اجرا می شود.

ث- کاری که قضاوت عنصر اصلی آن به شمار می آید.

۵-     یکی از مزایای بزرگ تصمیم گیری در گروه این است که در آن می توان درباره موضوعات بسیار حساس و بسیار مهم به تصمیم رسید بدون این که تمام مسولیت آن بر گردن یک نفر باشد. به عبارت دیگر، مسوولیت چنین تصمیم هایی بین تمام افراد گروه تقسیم می شود و به جای این که بگوئیم افراد «ریسک» کرده اند آن وقت می توان گفت افراد آن قدر «شجاع» بودند که چنین تصمیم بزرگی بگیرند. گروه جایی است که افراد محافظه کار می توانند ترس و احتیاط متوقف کننده را کنار بگذارند و خود را در پیشرفت کارهای تازه سهیم سازند.

۶-     هر فردی با انگیزه ای خاص و بسیار متفاوت در گروه پا می گذارد. بدون توجه به این انگیزه، تک تک این افراد دوست دارند به گونه ای کار کنند که مقبولیت اجتماعی بیشتری پیدا کنند. برای رسیدن به این مهم لازم است حتی اگر شخصاً مخالف یک ایده گروه هستند، در اجرای آن با گروه همکاری و همسویی نمایند.

تردید نیست که ارتباط در یک گروه کوچک و تصمیم سازی در گروه معایبی هم دارد. زمان بری زیاد، فشار گروه در هنگام رای دادن، صحبت بیشتر و عمل کمتر، سه عیب بزرگ است که تصمیم گیری و سپس تصمیم های گروه را به صورت منفی تحت الشعاع قرار می دهد.

در ادامه در مورد عواملی که یک گروه کارآمد را پدید می آورد صحبت می کنیم.